La coordinación es clave para que la actividad no se vea afectada.
Actualmente muchas empresas cuentan con más de un lugar de trabajo, los cuales algunas veces dejan de ser funcionales, ya sea por su tamaño o por otros aspectos. Es por eso que es común que aparezca la necesidad trasladar por completo de las oficinas a otra ubicación. Para no fracasar en el intento es muy importante contar con una empresa de mudanzas especializada en mudanzas de oficinas.
Desde 1990 Mudanzas Villalba se ha caracterizado por poner a disposición de nuestros clientes una moderna flota de vehículos y un equipo humano profesional de gran experiencia, que garantizan el éxito de cualquier mudanza.
Para sobrevivir a este tipo de mudanzas te dejamos una serie de consejos que estamos seguros que os vendrán fenomenal si en algún momento necesitas trasladar una oficina a otra ubicación.
1. DEFINIR EL PRESUPUESTO
Al mudarse de oficina, los gastos se suelen acumular rápidamente. Es fácil sobrepasar los presupuestos debido a retrasos, descuidos e imprevistos.
Cumplir con un presupuesto puede ser igual de complicado como establecerlo. Aquí hay algunos elementos comunes que muchos gerentes pasan por alto:
– ¿Contempla el presupuesto gastos adicionales, como el de las dilapidaciones o el restablecimiento de la oficina que está desocupando?
– ¿Posee la nueva oficina algún equipo alquilado o especializado que necesite un manejo especial?
– ¿Existen limitaciones de acceso o tiempo que afectarán el gasto de la reubicación?
2. PLAN DE REUBICACIÓN DE OFICINA
Contar con un plan de mudanza estructurado es fundamental para garantizar la menor interrupción posible de la compañía.
Los especialistas en mudanzas le proporcionarán todo lo necesario para garantizar que la mudanza se lleve a cabo sin problemas. Esto puede incluir la prestación de servicios de embalaje y desembalaje para ayudar a garantizar que todo se transfiera de forma segura a la ubicación correcta, el desmontaje y montaje de muebles, almacenaje y/o destrucción de mobiliario y archivos.
3. DISEÑO DEL INTERIOR DE LA NUEVA OFICINA
Dependiendo de la condición actual de su nuevo espacio de trabajo, puede requerir una renovación sustancial o simplemente una actualización. Una empresa de equipamiento de oficinas le aportará las soluciones de interior que mejor le convengan. Esto lo ayudará a reducir su carga de trabajo y cualquier estrés, ya que administrarán su interior desde el concepto hasta la entrega y lo mantendrán informado en cada paso del viaje.
Maximizar el espacio de la oficina también puede ser un objetivo clave, espcialmente si la empresa está en auge o si la nueva ubicación es más pequeña.
Hay cuatro aspectos a tener en cuenta al (re)diseñar los espacios de trabajo durante el regreso a oficinas:
– Lugares y espacios: es muy importante entender el trabajo que desempeñan los empleados y conocer dónde están más comprometidas desempeñándolo.
– Productividad y rendimiento: está demostrado que la técnicas en psicología del comportamiento laboral aumenta el rendimiento de los trabajadores.
– Bienestar y conexión: algo fundamenta es escuchar las necesidades de los trabajadores.
– Experiencia de la fuerza laboral: adaptar el proceso de organización para satisfacer las necesidades de trabajo híbrido.
4.COMUNICACIÓN
La comunicación efectiva es esencial para el éxito de un proyecto de reubicación. Existen diferentes maneras de informar a los clientes, proveedores, propietarios, entre otros, como:
– Distribuir folletos o tarjetas con el cambio de dirección.
– Enviar una campaña por correo electrónico o postal.
– Poner una notificación en el sitio web.
– Añadir un mensaje PS a los correos electrónicos.
– Publicaciones en redes sociales.
– Actualizar la dirección en su lista de Google, papelería de oficina, sitio web y pies de página de correo electrónico.
5. MOBILIARIO
La reubicación de oficinas es una gran oportunidad para ordenar, reacomodar, desechar o almacenar archivos antiguos y deshacerse de muebles redundantes y equipos heredados.
Es posible restaurar los muebles de oficina para que queden como nuevos. Este proceso es mucho menos costoso que comprar nuevas sillas de oficina: la refabricación de sillas de oficina puede costar hasta un 80 % menos que comprar nuevas.
Al considerar la reubicación de equipos de TI, no hay escasez de puntos que debe tener en cuenta. Como son fundamentales para el funcionamiento de la mayoría de las empresas modernas, es esencial que tome medidas especiales para cuidar este equipo.
Si tiene muebles, equipos informáticos o eléctricos a los que no se da uso, existen algunas maneras de eliminarlos de un modo responsable y sostenible, ahorrándole costes de eliminación y evitando el desperdicio.
